Firemní dokumentace

30.8.2011, RNDr. Petr Valošek, Zdroj: Verlag Dashöfer

4.5

Firemní dokumentace

RNDr. Petr Valošek

 NahoruSmysl dokumentace

Tento článek, pokud nebude řečeno jinak, se zabývá především dokumentací v organizacích, i když většina zásad a závěrů má všeobecnou platnost i jinde. Při vytváření dokumentace je třeba zohlednit mimo jiné velikost organizace a úroveň znalostí pracovníků, při řízení a uchovávání dokumentace již celkem málo záleží na velikosti organizace nebo na druhu podnikání.

Dokumentace slouží k tomu, aby byly zaznamenány a uchovány podstatné skutečnosti a informace pro další pracovníky, pro použití v budoucnu nebo pro standardizaci činností. Pokud nějakou činnost v organizaci zdokumentujeme, eliminujeme tím nepřesnosti při dalším opakování nebo zaznamenáme nejvhodnější postup pro dosažení žádaného výsledku, což je jeden z hlavních důvodů, proč dokumentaci vytvářet. Tento důvod také vysvětluje požadavek povinného dokumentovaného postupu na některých místech v ISO normách pro systémy managementu. Dokumentováním prokazujeme standardizaci určitých procesů nebo dosažení stanovených podmínek/parametrů vytvořenými záznamy. Pracovník musí např. ve výrobním procesu prokázat dosažení stanovených parametrů. Také účetní musí doložit, jak dospěla k finálním výsledkům.

Vytváření návrhů dokumentů a podkladů pro záznamy není jednoduchá práce. Je náročná na čas a v praxi je často podceňována. Výsledkem takového přístupu v organizacích jsou v mnoha případech hromady nesouvisejících dokumentů s nesmyslným nebo nulovým obsahem, jež nikdo nepoužívá. Často je výhrou, že je nikdo nečte.

Příprava smysluplných a stručných dokumentů či užitečných záznamů sice zabere více času v první fázi, ale tato námaha se mnohonásobně zúročí v dalším období, protože takové dokumenty usnadní práci, zamezí chybám, omylům a také skutečně omezí rizika vzniku mimořádných událostí a nehod. Rovněž usnadní řízení dokumentů v organizaci, protože nezabírají místo, je jasné, kdo a kdy je vytvořil, pro koho jsou určeny, a také z nich vyplývá, kdy je můžeme zrušit, případně skartovat.

V této souvislosti se v organizacích také obvykle tápe při aplikaci požadavků zákona o archivnictví a spisové službě a jejich dopadu na způsob řízení dokumentace v organizacích. Jeden extrém spočívá v tom, že se vůbec nepřipouští aplikace nějakých požadavků takového zákona. Druhý extrém spočívá v očekávání, že nám pracovníci zemského archivu řeknou, jak dokumenty archivovat, jak dlouho, a také projeví zájem o jejich archivaci. Oba přístupy nejsou správné.

V organizacích se používají k prokazování nejen záznamy , ale také dokumentované postupy , kterými se prokazuje, že určité činnosti/procesy jsou jednoznačně stanoveny (např. účetní postupy, inventura, postup zacházení s nebezpečnou chemickou látkou, postup výroby apod.). Dobře stanovené a popsané postupy se úspěšně používají při školení nových pracovníků, při opakovacích školeních stávajících pracovníků nebo při změnách a zlepšování těchto postupů. Prokazování může být buď interního charakteru (prokazování nadřízenému, vedoucímu v organizaci), nebo pracovník organizace prokazuje něco externímu subjektu většinou na základě legislativního požadavku (dozorový orgán, inspekce, úřad státní správy).

V současné době se v praxi nejčastěji vytváří dokumentace v organizacích na základě legislativních požadavků . Neexistence takových dokumentů může být dokonce pokutována orgánem státní správy nebo jiným dozorovým orgánem. Nejčastěji se jedná o případy dokumentace BOZP a PO, dále o postupy prokazující způsob práce s nebezpečnými chemickými látkami nebo odpady, dokumentace k zajištění bezpečnosti potravin (HACCP) v potravinářských provozech, dokumentace účetní apod.

Dalším nejčastějším důvodem vytváření dokumentace v organizacích jsou požadavky tzv. systémových norem , k jejichž plnění se organizace zavazují. Vytváření takových dokumentů je na dobrovolné bázi z pohledu legislativy, ovšem v případě žádosti o certifikaci podle vybrané systémové normy se stává vytvoření systémových dokumentů pro organizaci rovněž povinností.

Vytváření interních dokumentů v organizaci jen z důvodu potřeby organizace vlastnit interní normy a standardizovat optimální postupy u vybraných procesů a činností je žádoucí, ovšem nejméně častý důvod pro přípravu dokumentů.

Dokumentování určitých činností a vytváření záznamu o dosažených výsledcích ovšem nemůže být cílem činnosti organizace, ale pouze prostředkem k dosažení cílů např. v oblasti kvality, bezpečnosti apod. Je tomu tak vždy? Když se začteme do firemního dokumentu, často zjistíme, že obsahuje spoustu stran nesrozumitelného textu. Po obsahové i slohové stránce to bývá "slátanina“, v lepším případě jen spousta nic neříkajících nulových sdělení.

U jedné organizace jsem zaznamenal odstrašující případ stohu dokumentů vytvořených automatickým strojovým překladem z cizího jazyka, které byly úspěšně používány při certifikačních a dozorových auditech zahraniční certifikační firmy. Byly podepsány odpovědnými pracovníky a nikomu nevadilo, že text je nesrozumitelný (zřejmě proto, že je nikdo také nečetl a naštěstí nepoužíval).

Při dotazování na takový dokument se dozvíme, že musí být vytvořen, protože jej požaduje "orgán“ nebo auditor a musí mít tolik stránek, protože použitý vzor z jiné organizace je stejně rozsáhlý, že je to podle zákona nebo normy, že již dříve existoval v organizaci podobný dokument a že kontrolní orgán byl spokojený, že takový dokument máme. Tímto způsobem se vlastně v organizacích postupně šíří strukturálně indukovaná hloupost.

Strukturálně indukovaná hloupost je jedním z hlavních důvodů, proč stále "zpřesňované“ postupy na všechno, popisy rizik všeho druhu, různé registry, organizační struktury, povinnosti, odpovědnosti a všelijaké další postupy mají jen nepatrný vliv na eliminaci rizik, na zlepšení kvality, na zlepšení životního prostředí atd. Počet stran vytvořených dokumentů v organizacích roste závratným tempem.

Platí to bohužel i pro dokumentaci požadovanou k účasti ve většině výběrových řízení a dotačních projektů. Postupně se ztrácí přehled o tom, co platí, co již neplatí a kde se jednotlivé dokumenty nacházejí. Je až s podivem, u kolika dokumentů ani nelze poznat, kdo je vytvořil, kdo je schválil, od kdy by měly platit a kdy byly vytvořeny. V obsáhlé dokumentaci výběrových řízení se zase mnohdy snadněji "schová“ fakt, že o vítězi už bylo předem rozhodnuto.

V dalším textu se pokusíme shrnout důvody pro vytváření dokumentů v organizacích a jejich smysl. Také zmíníme problémy spojené s jejich tvorbou, udržováním, skartací a v neposlední řadě zajišťováním znalosti dokumentů u pracovníků. Budeme mít stále na mysli fakt, že organizace je založena proto, aby vyráběla kvalitní výrobky nebo poskytovala co nejlepší služby, a ne proto, aby se topila "v papírech“.

 NahoruSpecifikace pojmů a zkratky

Níže uvedené pojmy nebo zkratky specifikují nebo upřesňují pojmy, které jsou použity v této práci z důvodu připomenutí čtenářům, lepšího pochopení, přehledu, nebo pro které přesná definice neexistuje.

Definice dalších pojmů lze nalézt také v souvisejících normách a zákonech.

 NahoruSoučasná úskalí tvorby dokumentů

Jak již bylo uvedeno v úvodu, můžeme rozlišit tři hlavní důvody tvorby dokumentů:

• legislativní požadavek,

• normativní požadavek,

• interní potřeba v organizaci.

Legislativní požadavek na vytvoření dokumentu není samoúčelný. Můžeme sice o něm nebo o jeho částech v některých případech pochybovat, ale to nám stejně nepomůže, takový dokument je vhodné co nejdříve vytvořit a udržovat v organizaci, protože se minimálně vystavujeme riziku postihu při kontrolách, ale také problémům, pokud by nastala nějaká mimořádná situace v organizaci. Typickými příklady jsou úrazy nebo požáry a související kontroly zajištění BOZP a PO v organizaci.

Legislativní požadavek ovšem neznamená, že dokument musí být vytvořen bez ohledu na organizaci nebo srozumitelnost pro běžné pracovníky. Zakotvení požadavku na vytvoření dokumentu v legislativě je snahou o řešení problémů v dané oblasti a zmenšení následků mimořádných situací, které by mohly nastat. Podkladem pro taková rozhodnutí jsou ve většině případů statistické údaje o problémech, nehodovosti apod. Tím spíše by vytvoření dokumentu mělo přinést zvýšení povědomí o problematice, zlepšení znalosti o způsobech předcházení mimořádným událostem a také znalosti o způsobech řešení mimořádných událostí.

Právě z výše uvedeného plyne, že tím spíše takový dokument musí být jasný, stručný, pochopitelný pro pracovníky a jednoznačný . Musíme vycházet z toho, že 50 stran dokumentu si v organizaci nikdo nepřečte, není čas, čítárny se v organizacích, jež chtějí prosperovat, nevedou. Pracovníci, kteří chtějí splnit úkoly a vydělat si, nemají čas na čtení. Vedoucí pracovníci v organizaci, kteří řeší vytvoření potřebného dokumentu, ovšem buď alibisticky pověří nějakého pracovníka (interního odborníka) jeho vytvořením, nebo zadají úkol externí odborné organizaci. V obou případech obvykle spoléhají na odbornost autorů a výsledek již ani nepřečtou, také nemají čas na čtení. Externí firma dostane zaplaceno, počet stran je vysoký a odpovídá tak požadované částce. My můžeme říci, že strukturálně indukovaná hloupost opět slaví úspěch, opět byl vytvořen dostatečně obsáhlý dokument, jenž nikomu nic neříká, který nikdo nečte, ale musí prý existovat. Bylo učiněno zadost legislativnímu požadavku.

Tento žalostný stav lze překonat, ovšem musíme chtít. Pokud by si vedoucí pracovník uvědomil, že vytvoření takového dokumentu něco stojí, že by se měl po dalších několik let používat v organizaci a že by měl omezit nebo zabránit mimořádným událostem, je jedině na něm, aby první zareagoval a řekl, že se tomu nedá rozumět, že to musí být stručné a výstižné!

S normativním požadavkem na vytvoření dokumentu je to téměř stejné jako s výše uvedeným legislativním požadavkem. Většinou se jedná o požadavek některé systémové normy z řady ISO norem. Pokud organizace deklaruje jejich plnění, tak se normativní požadavky stávají závaznými a plnění požadavků prověřují interní auditoři a auditoři certifikačních firem.

Ovšem pro pochopení způsobu plnění normativních požadavků systémových norem musíme vzít v úvahu ještě jeden aspekt. Většina organizací využívá systémové ISO normy k tomu, aby tak dospěla do stavu, kdy bude systém managementu podle vybrané normy certifikovatelný. Certifikátem pak organizace prokazují, že dosáhly na určitou úroveň řízení. O jakou úroveň se jedná, dokládá spousta příkladů z praxe. Účelem tohoto článku není komplexní posuzování nebo vysvětlování certifikátů, ale jen snílek nebo jednoduchý člověk si může myslet, že hlavním důvodem masového rozšíření certifikací v posledních létech je zlepšování určité tržní oblasti nebo společnosti. Hlavním důvodem byla podmínka předložení certifikátu při výběrových řízeních u státních zakázek nebo při výběru dodavatelů většinou velkých nadnárodních podniků. Přesunutí certifikací do oblasti běžných podnikatelských aktivit indukuje tržní chování a snahu o vytváření co největšího zisku, cenové podbízení "akční a množstevní nabídky a ceny“ a další nešvary i u certifikačních společností. Výsledkem jsou tzv. rychlé certifikace, které se udělují na základě předložení určitých paušálních kopií dokumentů a formulářů a především po zaplacení certifikačních poplatků. Situace na trhu vyvrcholila nabídkami přípravy systému managementu organizace "na klíč“, poradenské organizace garantují udělení žádaného certifikátu smlouvou, tak jako se garantuje na mnohých školách získání titulu nebo jiného dokladu o absolvování.

Opět můžeme říci, že výše uvedeným systémem indukovaná hloupost nabývá ve společnosti fatálních rozměrů a jedině tak si vysvětlíme existenci řady objemných a nesmyslných dokumentů, jež nikdo nečte. Jen na okraj mohu poznamenat, že takový mechanismus se neomezuje pouze na Českou republiku. Má minimálně celoevropský rozměr.

Z praktických poznatků vyplývá, že nejde-li o získání certifikátu, organizace systémové normy nepoužívají a z tohoto důvodu nevytvářejí ani zbytečné a nesrozumitelné dokumenty (vytvoří je z jiných důvodů). Ve skupině organizací bez certifikátů dokonce neexistuje ani funkční pracovní místo, které by mělo čas, odpovídající pravomoci a kompetence k aplikaci nějakých norem nebo vytváření dokumentů.

Pokud vedení organizace odhalí interní potřebu určitého dokumentu, je na nejlepší cestě, aby byl dokument výstižný, pochopitelný a stručný, bez zbytečných nulových sdělení nebo nesmyslných zásad. To je většinou proto, že se předem ujasní, co bude řešit, kdo jej vytvoří, pro koho bude platit a kdo jej posoudí. Tato interní potřeba nevylučuje uplatnění výše uvedených důvodů (legislativní nebo normativní požadavek), ale s tím podstatným rozdílem, že jeho potřebnost odhalilo vedení organizace a má představu, jak jej bude používat.

Na závěr tohoto odstavce připojím ještě jednu důležitou radu. Ať už jde o libovolný dokument potřebný z jakýchkoli důvodů, nebojte se používat " zdravý rozum “. Nikdo vás nemůže přinutit vytvářet nebo pořizovat nesmyslné nebo bezobsažné dokumenty a také až na nějaké výjimky nejsou požadovány žádným legislativním předpisem či normou. Nenechte se přesvědčovat o tom, že obsahu nemůžete rozumět, protože na to nemáte odbornost.

Dokumenty se připravují proto, aby jim uživatelé rozuměli a aby usnadnily a sjednotily komplikované či rizikové činnosti. Pouze hlupáci přistupují na vychytralé metody některých podnikavců, kteří za kopie pochybného nebo nesmyslného obsahu nafouknuté ještě "nulovými sděleními“ požadují často desítky tisíc korun. Udělejte si čas před zaplacením/schválením dokument přečíst a nebojte se ptát na nesrozumitelné pasáže, požadujte formu dokumentu podle svých zvyklostí, ptejte se na normu, na paragraf, na odstavec, kde se určitý požadavek specifikuje nebo kde se upřesňuje způsob popisu, případně zvolená úprava dokumentu. Rozhodně se to vyplatí a také to ocení další pracovníci firmy, kteří nebudou nuceni se tvářit, že si něco nesrozumitelného přečetli a že tomu rozumějí. Zamezíte tak šíření hlouposti v organizaci a budete na nejlepší cestě k jejímu ozdravění.

Dobrý odborník se pozná mimo jiné podle toho, že je schopen i složité a odborné věci dostatečně vysvětlit a popsat "laikovi“ jednoduchými slovy bez okrášlení cizími výrazy, jimž mnohdy nerozumějí ani samozvaní odborníci.

 NahoruForma a obsah

Aby firemní dokument skutečně sloužil svému účelu, musí splňovat některé náležitosti, z nichž aspoň ty hlavní zde postupně uvedeme.

V první řadě si musíme vyjasnit obsah dokumentu, čím se bude zabývat a do jaké hloubky. Obsah úzce souvisí s požadavky , které řeší. V úvodu je nezbytné uvést, na základě jakého požadavku byl dokument vypracován. Uvádějí se požadavky citované normy nebo legislativního předpisu, ale také požadavek ředitele či vedení společnosti, reagující na určitou situaci.

Velmi důležité je předem určit, komu bude dokument sloužit , kdo jej bude používat. Podle budoucího uživatele je totiž třeba korigovat způsob sestavení dokumentu, terminologii a detaily popisu. Jinak píšeme dokument, jenž musí standardizovat práci skupiny zaškolených odborníků, a jinak dokument, který musí přesně upravit způsob práce pomocného personálu. Skupině odborníků budou na…